Должностная инструкция

1. Общие положения

1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Секретарь-администратор должен знать:

1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;

2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

3) этику делового общения;

4) правила речевого этикета;

5) требования охраны труда;

6) правила защиты конфиденциальной служебной информации;

7) правила организации приема посетителей;

8) правила делового общения;

9) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

10) правила организации приемов в офисе;

11) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

12) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь-администратор должен уметь:

1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;

4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

6) соблюдать служебный этикет;

7) общаться с посетителями;

8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

9) создавать положительный имидж организации;

10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) обеспечивать конфиденциальность информации;

13) составлять и вести учетные документы;

14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;

15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;

16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

18) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:

1) прием и распределение телефонных звонков организации;

2) организация работы с посетителями организации;

3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции прием и распределение телефонных звонков организации:

1) выполнять перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

2) выполнять регистрацию поступающих телефонных звонков;

3) осуществлять получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями организации:

1) осуществлять встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

2) выполнять ведение журнала записи посетителей;

3) выполнять учет посетителей и оформление пропусков;

4) осуществлять содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

5) осуществлять прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

6) осуществлять организацию и бронирование переговорных комнат;

7) выполнять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

8) выполнять приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);

3.1.3. В рамках трудовой функции выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

1) выполнять ведение журнала разъездов работников организации;

2) осуществлять координацию работы курьеров и водителей организации;

3) выполнять ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;

4) составлять справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь-администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).